¿Qué es y para qué sirve un ERP?
Los ERP funcionan como base de datos central de la información de clientes, productos, ventas y gastos, permitiendo así llevar un control completo de tu negocio.
Estas son algunas de las funciones que tiene un ERP:
- Información centralizada en la Nube.
- Gestión de productos y servicios.
- Gestión de clientes.
- Contabilidad.
- Gestión de facturas.
- Integración con gestorías.
- Integración con canales de venta (como tiendas online).
Tener la información unificada nos será de especial utilidad cuando tengamos una empresa multicanal, donde debemos unificar información de, por ejemplo, tiendas físicas y online.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de un ERP?
Ventajas de utilizar un ERP.
Información organizada y unificada.
La ventaja principal de un ERP es tener todo en un mismo lugar. Dejamos de lado los documentos duplicados y errores humanos para tener un núcleo de información organizada.
Mayor productividad.
Una vez unificas las hojas de cálculo, bases de datos y archivos sueltos en tu ERP todo empieza a mejorar. Las tareas que antes eran lentas pasan a dejar de ser un problema y tu equipo libera su tiempo para dedicarse a tareas más importantes.
Mismos procesos para todos.
Cuando tu equipo no tiene las herramientas necesarias para hacer su trabajo lo que suele hacer es buscar soluciones individuales, como crear hojas de cálculo o archivos en sus ordenadores. Al tener un ERP será mucho más fácil que todos trabajen en un mismo sistema y poder establecer procesos para ser un poco más escalables.
Desventajas de utilizar un ERP.
Suele tener altos costes.
Esto ahora ha pasado a ser un «mito», porque cada vez hay más soluciones con precios más asequibles, aunque los ERP más completos para empresas más grandes sí que mantienen precios altos.
De todas formas, llegados a cierta fase de la vida de la startup es más valioso el tiempo que le dediquemos a lo que pueda costar contratar un ERP.
Configuración inicial.
Este es uno de los puntos más dolorosos de contratar un ERP, las integraciones y la configuración inicial, porque suelen requerir un técnico que vincule tus sistemas actuales para este ERP.
Si utilizas canales comunes (como pueda ser una tienda online en Woocommerce) normalmente podrás encontrar plugins «plug and play» pero si por el contrario tienes desarrollos a medida puede complicarse.
Formación de tu equipo
Cambiar de software siempre supone una curva de aprendizaje, pero en este caso la curva es todavía mayor. Esto es porque los ERP suelen ser herramientas complejas, delicadas y con dependencias, por lo que deberemos formar a nuestro equipo para que no haya desajustes.
¿Qué ERP utilizan los emprendedores de Lanzadera?
En función de cada empresa, cada modelo de negocio o canales de captación las necesidades son diferentes. Unos optan por utilizar plataformas ya disponibles en el mercado y otros por desarrollarlas en base a sus necesidades.
Holded
Holded es el ERP más usado por los emprendedores. De hecho, en Lanzadera lo usan muchos proyectos como Fixtoe, HolaFly, Flit2go y nosotros, Nirvine KPI.
Esta herramienta permite, entre otras cosas, crear facturas, llevar la contabilidad, stocks, productos y ventas de una forma realmente fácil. Además cuenta con un «trial» sin coste que facilita mucho las cosas.
Ventajas
- Muy fácil de usar.
- Es muy barato (desde 10€ al mes).
- Tiene una API sencilla.
- Buen soporte.
Desventajas
- Versión gratuita muy limitada.
AHORA
AHORA es utilizado por UO porque les permite llevar un control de los costes y stocks de los productos aún teniendo un sistema multicanal (Distribución, B2B y B2C).
Ventajas
- Control de costes de producción.
- Inventario de stock de productos.
Desventajas
- Algo rígido con las funcionalidades.
- Pensado para industria textil, no para ecommerce.
- Es una herramienta demasiado compleja para proyectos jóvenes.
ERP a medida
Cuando tienes un proyecto innovador con procesos diferentes al resto (como es el caso de Airhopping) puede ocurrir que los ERP convencionales no cubran tus necesidades, es por ello que te tocará recurrir a software a medida.
No hicieron un desarrollo para la parte contable sino para la parte de operaciones, ya que cuentan con muchos proveedores que tienen que integrar y vincular en una única plataforma.
Si crees que un ERP existente se puede adaptar a tu empresa no me metería en desarrollos a medida.
Carlos Montesinos, CEO de Airhopping
Ventajas
- Base de datos de tu propiedad, no en servidores ajenos.
- Funcionalidades 100% adaptadas a tu negocio.
Desventajas
- El coste que supone desarrollar cada integración.
- Requiere de mantenimiento.
- No hay soporte.
Shopify
Shopify no es un ERP. Entonces ¿por qué aparece en esta lista? Startups como Flamingueo, que previamente utilizaban Holded, descubrieron que aplicando flujos de trabajo en Shopify podían llevar un control de stock, productos, clientes y ventas de forma mucho más cómoda, aprovechando de paso la que ya era su base de datos central.
Singularu y Lady Pipa también lo usan así y al utilizar Shopify como ERP consiguen mantenerlo todo unificado.
Ventajas
- Todo unificado.
- Actualizado en tiempo real sin integraciones.
- No es un producto adicional a Shopify (no supone coste extra).
Desventajas
- Si tienes múltiples tiendas se complica el control de stock.
- Si quieres distribuir en distintos canales tendrías un problema para unificar información.
- Si tienes una tienda online en otra plataforma tendrías que migrarlo todo.
- Coste mensual fijo + variable por venta.
En conclusión
Cuando estamos validando la startup solemos gestionar la contabilidad con excels, pero en el momento que aparecen más referencias, clientes y ventas, éstas pueden superarnos.
Si esto ocurre, recomiendo probar herramientas que ayuden aunque supongan un coste, el tiempo de un emprendedor es más valioso que el «pricing» de muchas de estas soluciones.