¿Sufres al organizar un evento?

Organizar un evento parece a priori algo sencillo… crees que es similar a organizar tu cumpleaños.

Sin embargo, cuando está en juego la marca y la reputación de tu empresa, hay todo tipo de detalles que no puedes dejar al azar. Es cuando te das cuenta de todas esas pequeñas cosas a tener en cuenta y que son clave para que un evento sea todo un éxito o un fracaso.

Si eres de los que sufren cada vez que hay que organizar un evento en tu empresa, este post con todos los pasos a seguir se convertirá en uno de tus must.

Pasos a seguir a la hora de organizar un evento

Antes de nada, debemos tener claro que en todo evento existen tres etapas bien definidas:

• Antes del evento

• Durante el evento

• Después del evento

COMENZAMOS 😊

Antes del evento

1. Planificación

Todo evento, no importa lo simple o complejo que sea o lo pequeño o grande que sea, requiere una planificación y organización detallada.

Sin ninguna duda, se trata de la fase más importante en la organización de un evento ya que te permite definir todos los detalles, asegurarte de que se cumplen los plazos previstos y prevenir posibles problemas que puedan surgir.

Improvisar es planificar el fracaso

2. Briefing del evento

Es un documento que refleja de manera clara la información esencial del evento: ¿Cuál es el objetivo?, ¿Qué mensaje que queremos transmitir?, ¿A cuánta gente esperamos?, ¿Con cuanto presupuesto disponemos?, …

El briefing te será muy útil para tener claro qué se espera del evento y cumplir con las expectativas.

3. Buyer Persona

Para organizar un evento tienes que definir muy bien a quién va dirigido para poder adaptarlo a ese colectivo. Conoce cuáles son sus intereses, cómo llegar a ellos, qué horario es el ideal para ellos…

4. Elige fecha, hora y lugar

En función de tu buyer persona y del objetivo del evento deberás elegir una fecha, hora y lugar que sea favorable para que asista el tipo de público que buscas.

Por ejemplo, para un evento empresarial dirigido a un colectivo profesional, un jueves en horario “afterwork” puede ser un buen momento. Si decides celebrar un evento empresarial en fin de semana será más complicado captar asistentes, ya que el fin de semana suele destinarse más a temas personales, aunque puedes adaptarlo a un formato en el que, por ejemplo, puedan asistir sus familiares.

Otras cosas a tener en cuenta son el clima (según si quieres que sea un evento en el exterior o en interior), otros eventos que se celebren ese día o semana que puedan afectar al tuyo, los días festivos, etc.

A la hora de elegir un lugar en el que celebrar tu evento el número de asistentes previsto también será determinante. Debe ser un lugar con espacio suficiente para que quepan, pero también que se ajuste al número esperado más o menos para que no parezca que está vacío y que ha sido un fracaso. También es importante que cuente con el equipamiento y servicios que vamos a necesitar para nuestro evento y, por supuesto, que se adapte a nuestro presupuesto.

5. Retrotiming

Se trata de un documento donde deberás plasmar todas las tareas que han de realizarse para que en la fecha que hemos decidido esté todo listo para la celebración del evento. Es una herramienta que te servirá de guía ya que indicará qué tarea hay que hacer, quién es el responsable y cuándo tiene que estar hecha.

6. Producción

El proyecto que se diseña para el evento debe guardar absoluta coherencia con los objetivos esperados. Por eso es tan importante dejar lo más atado posible el briefing.

7. Idea/conceptualización – hilo conductor

Actualmente la mayoría de las personas ya han asistido a un montón de eventos así que lo que se va a esperar de ti como organizador de eventos es que seas original e innovador para que tu evento sorprenda e impacte al público y que se convierta en una experiencia inolvidable.

Tu evento debe tener un concepto/hilo conductor que transmita el mensaje que quieres hacer llegar con tu evento y que tenga coherencia con tu estrategia de marketing/comunicación.

El público deberá, tras la finalización del evento, haber reconocido ese mensaje a través de elementos como la elección de los discursos, los colores corporativos, los elementos dentro de la escenografía, las personas que intervienen, el propio espacio de celebración, el slogan y la tematización entre otros.

8. Imagen

La imagen de tu evento representa el evento en sí, el conjunto de creencias, ideas, sentimientos y actitudes que genera en tus asistentes. Debe definir la filosofía o valores que quieres transmitir con tu evento por lo que debe de tener total coherencia con el concepto o hilo conductor que hemos definido y con la estrategia de marca.

Incluye todo lo que el asistente ve desde el primer momento que es conocedor del evento (landing/app, save the date, programa, …), hasta lo que experimenta en el propio evento (acreditaciones, cartelería, señalética, escenografía, iluminación, proyecciones en pantalla, merchandising, odotipo, uniformes del staff, música, …) y hasta lo que experimenta tras el evento (mail de agradecimiento, galería de imágenes…).

9. Proveedores

A la hora de elegir proveedores que produzcan y hagan posible todo lo que has planificado, te recomiendo escoger proveedores de confianza y que sean especialistas en el tema que han de trabajar.

10. Comunica/Promociona

Haz un plan de comunicación y marketing para dar a conocer tu evento y llegar a una gran audiencia que pueda estar interesada.

¡Haz todo lo que se te ocurra para que tu público se entere del evento que vas a celebrar!

11. Listado de invitados

En el briefing del evento hemos tenido que definir si se trata de un:

• ¿Evento abierto al público?
• ¿Evento cerrado a asistentes bajo invitación?

Si se trata de un evento cerrado, hemos de crear un listado de invitados. Para ello, debemos tener en cuenta cuál es el número objetivo de asistentes que queremos tener en el evento y cuál es el aforo del lugar de celebración para nunca superarlo.

Es importante que siempre cuentes con un % de caída. Por ejemplo, nosotros solemos tener un 20% aprox. de inscritos que finalmente no asisten a nuestros eventos, por lo que, si queremos tener 1000 asistentes, tenemos que invitar a 1200 personas aproximadamente.

También debemos contar con que normalmente te aparecerá un % de gente sin confirmar y que puede compensar los que al final no asisten.

12. Elige la plataforma por la que vas a dar a conocer tu evento

Puede ser tan simple como lanzar un mail a tu listado de invitados para sepan del evento.

También puedes darle una imagen más profesional con una landing con toda la información del evento o a través de una APP y promocionarlo a través de tus redes sociales, tu newsletter, medios de comunicación… O puede que prefieras usar herramientas de promoción de eventos como Eventbrite o Meetup.

13. Elige la herramienta de inscripción

Una vez definido el público objetivo, debes definir la herramienta por la que tus asistentes van a inscribirse: respondiendo al email de invitación, a través de la app, con un formulario de Google/Typeform/Hubspot….

14. Montaje y ensayos

Se acerca el día y llega el momento de montar y prepararlo todo. Visualiza muy bien todo el material que vas a necesitar para poder prepararlo y deja claro a todos los proveedores y el equipo de montaje cómo deben quedar todas las cosas.

Es muy importante que coordines muy bien los tiempos de montaje, saber qué se debe montar primero y la duración del montaje de cada cosa para no tener proveedores parados que no puedan trabajar.

Esencial también hacer uno o varios ensayos del evento para asegurar de que todo funciona como toca, que todo el mundo tiene claro lo que tiene que hacer o decir, etc.

Durante el evento

15. Coordinación

Es muy importante que tú como organizador del evento, o una persona en quien tú delegues, tenga la visión global del acto a celebrar y detalle todas y cada una de las tareas que hay que hacer durante el evento. Para ello, te recomiendo hacer un documento que nosotros llamamos “Misión equipo” donde se desglosa todo lo que hay que hacer y donde deberás nombrar responsables para hacer cada tarea y en qué momento han de hacerlo. Te servirá a ti de guía para coordinar a todo el equipo y asegurarte de que todo sale según lo tienes previsto y, también, será útil para todas las personas implicadas en el evento para que sepan todo lo que tienen que hacer.

16. Comunicación

Si quieres que tu evento se difunda lo máximo posible, durante el mismo nombra a una persona responsable de publicar en RRSS, otra que atienda a medios de comunicación o que envíen después una nota de prensa… y sobre todo invita a tus asistentes a compartir su experiencia a través de un # que sea visible y aparezca en todos los soportes, sorteos, creando espacios instagrameables… También puedes invitar a influencers o a la prensa para que ellos mismos se hagan eco de tu evento.

Después del evento

17. Desmontaje

Al igual que hemos planificado y organizado el montaje y todas las tareas a realizar durante el evento, también debemos coordinar el desmontaje decidiendo quién es el responsable de desmontar cada cosa y en qué momento para que sea un desmontaje ordenado.

18. Pago a proveedores

Llega el momento de pagar por todo lo que tus proveedores te han proporcionado. Es muy probable que ya hayas tenido que pagar algunas cosas por adelantado, pero tras el evento es cuando tendrás que afrontar el pago de las cantidades más grandes.

19. Evaluación de resultados

Tras el evento es importante que hagas una evaluación del resultado para saber si se ha cumplido el objetivo marcado, si el valor-esfuerzo compensa y merece la pena repetirlo en otro momento.

Te aconsejo en este caso, hacer un documento de conclusiones con los puntos fuertes del eventos y las cosas a mejorar para tenerlas en cuenta en el siguiente.

20. Repercusión

Analiza toda la repercusión que ha tenido tu evento en RRSS y en prensa y recopílala en un documento que te sirva para demostrar la difusión obtenida.

Recopila también todas las fotos y videos del evento y haz una galería de imágenes o un vídeo resumen que puedas mover en RRSS o colgar en tu web.

21. Agradecimientos

La organización de un evento es un gran trabajo en equipo, sería imposible que una única persona pueda encargarse de absolutamente de todo. Por lo que es importante dedicar tiempo a dar las gracias a todos aquellos que han puesto su granito de arena y que han hecho que sea posible.

Los eventos son una potente herramienta de marketing y una manera de comunicar el mensaje que la empresa quiere trasladar a su público objetivo.

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Espero que estos consejos te sirvan como guía a la hora de organizar un evento, te ayuden a no olvidar ningún detalle y a que consigas los objetivos marcados. Si quieres seguir aprendiendo sobre gestión de eventos, en el Master Marketing Digital en Valencia – EDEM podré solventarte cualquier duda y guiarte en el proceso 😊.