¿Qué es la cuenta de pérdidas y ganancias?

La cuenta de pérdidas y ganancias o cuenta de resultados es uno de los primeros documentos financieros sobre los que aprendes en las clases de contabilidad (si resulta que has estudiado algo relacionado con economía). 

Muestra “la foto” de cómo está la empresa en un momento en concreto a partir de una resta muy sencilla (Ingresos – Gastos).

En la cuenta de pérdidas y ganancias se desglosan los ingresos y gastos asociados a la empresa de ese periodo, dando como resultado los beneficios o pérdidas que obtiene la compañía en ese periodo exacto. 

¿Cuándo hay que tener preparada la cuenta de pérdidas y ganancias?

Obligatoriamente

El conjunto de las cuentas anuales, del que forma parte la cuenta de pérdidas y ganancias, debe presentarse en el Registro Mercantil en un plazo máximo de 3 meses desde el cierre del ejercicio (anual). Si resulta que tu empresa tiene Junta General, deberá aprobarlas en 6 meses a partir del cierre del ejercicio.

Lo deseable

Si estás emprendiendo seguro que analizas todos los días cómo va tu empresa, revisando números por todos lados. Con la cuenta de pérdidas y ganancias pasa lo mismo, podrías estar revisando todos los días cómo queda “la foto”. Lo más habitual es que tengas una visión clara de la cuenta de pérdidas y ganancias al cierre de cada mes. 

¿Cómo preparo la cuenta de resultados de mi startup?

Como hemos adelantado, la cuenta de pérdidas y ganancias forma parte de los estados financieros. Y no se puede entender sin ellos.

Para elaborarla, debes tener siempre a mano el balance. Cualquier movimiento que vayas a reflejar en tu cuenta de resultados tendrá su espejo en el balance.

La cuenta de resultados se divide en diferentes partidas que reflejan los ingresos y gastos de la compañía, las enumeramos para que no te saltes ninguna.

1. El importe neto de la cifra de negocio

Tanto si tu startup ofrece bienes como servicios, esta partida mostrará tu facturación (ojo aquí, porque debe mostrar la base imponible, sin IVA ni descuentos aplicados).

Siempre y cuando los ingresos provengan de la actividad habitual de la empresa. (La venta de los bienes o la prestación de servicios que responden a su actividad principal).

2. Los gastos de personal

Esta partida debe incluir los sueldos y salarios de todos los trabajadores. Pero debes tener en cuenta que no sólo incluye el salario que percibe el trabajador mes a mes. Tiene que reflejar también el importe que corresponda de las pagas extra (si las hubiese), así como los gastos asociados al personal, como la Seguridad Social, o la inversión en formación de tu equipo.

3. Los aprovisionamientos

En la partida de aprovisionamientos de la cuenta de resultados de tu startup deben figurar los bienes que adquieras con el objetivo de revenderlos.

En caso de que subcontrates trabajos a terceras empresas también es el lugar donde reflejarlos.

4. La dotación para la amortización

Esta partida es un poco más complicada de trabajar que otras, pero una vez le pillas el truco es pan comido.

Refleja la amortización mensual del inmovilizado, tanto material como inmaterial, así como del establecimiento (en caso de que lo tengas). 

Las amortizaciones se calculan en base a unas tablas de amortización estándar que facilita Hacienda. Estas reflejan en años un mínimo y un máximo por el que amortizar los distintos tipos de bienes. 

De este modo, el gasto que se realiza se desglosa de forma mensual en la cuenta de resultados.

Además las amortizaciones pueden ser lineales, crecientes o decrecientes. 

Toda decisión que tomes respecto de las amortizaciones de tus inmovilizados se verá reflejada en el resultado de la compañía.

5. La variación de existencias

En esta partida puedes ver de un plumazo la diferencia entre las existencias iniciales y las finales.

Sólo caben dos conclusiones al respecto: 

• Si la diferencia es negativa: en ese periodo las ventas han sido superiores a las compras.
• Si la diferencia es positiva: has comprado más existencias de las que se han vendido en ese periodo.

6. Otros ingresos y gastos de explotación

En esta partida podemos hablar desde subvenciones hasta impuestos, pasando por alquileres, seguros…

Todos los gastos de gestión y servicios exteriores que tienes en tu día a día empresarial, y que no son directamente compraventa de bienes o prestación de servicios deben reflejarse aquí.

7. Los ingresos y gastos financieros

En este apartado incluiremos todo aquello que entre o salga de la empresa a nivel finanzas.

¿Tienes que pagar intereses de un préstamo que has realizado? ¿Operas en diferentes países y se derivan diferencias positivas de cambio?

Este es el lugar donde reflejarlo.

8. Los ingresos y gastos extraordinarios

Esta partida es el cajón de sastre, todo aquello que no se derive directamente de tu actividad principal viene a parar aquí. No es una partida que se suela utilizar mucho en una startup.

Por ejemplo en ella reflejarías la venta de un inmovilizado material, o los gastos derivados por una pérdida de materiales, o un robo.

9. El impuesto de sociedades

Por su nombre no requiere mucha explicación. En ella debes incluir el impuesto sobre el beneficio que devengue tu empresa en el ejercicio en marcha. (En el caso de las pymes es del 30%).  

Todos los resultados que contiene tu cuenta de resultados

Quizá te parezca un poco loco, pero en tu cuenta de pérdidas y ganancias puedes ver diferentes resultados según lo que estés analizando. Te los desgranamos: 

El resultado de explotación

El que se genera por la actividad normal de tu startup.

El EBITDA (resultado operativo)

El resultado de explotación, antes de restar las amortizaciones.

Las siglas significan Earnings before interests, taxes, depreciations and amortizations.

(Así que este resultado es el beneficio previo a intereses, impuestos, provisiones y amortizaciones).

El resultado financiero

Parece obvio… y lo es.

El resultado extraordinario

El relacionado con los movimientos que no tienen relación directa con el día a día de tu empresa.

El resultado neto

El que nos queda de restar al EBITDA los impuestos sobre beneficios.

¿Qué hay que tener en cuenta al elaborar la cuenta de pérdidas y ganancias?

Aunque elaborar la cuenta de pérdidas y ganancias no es una tarea complicada, no se trata únicamente de indicar ingresos y gastos sin más. Se debe tener en cuenta una serie de principios básicos para que los números salgan acorde con la realidad y puedas tomar decisiones bien fundamentadas.

Principio de devengo

Tanto ingresos como gastos deben estar imputados en el momento en el que se generan, no en el que se hace efectivo el cobro o el pago (respectivamente). Es decir, si por ejemplo hoy compras una materia a un proveedor, y tienes un pago a 30 días, es hoy cuando debes registrar el gasto.

Principio de prudencia

Aunque parece que pueda entrar en contradicción con el principio anterior, los ingresos no se contabilizarán hasta que realmente se hagan efectivos. Mientras que podemos imputar los gastos, en formato de previsiones, para tener una foto más aproximada a la realidad. (Sabemos cuando pagaremos, pero no cuándo vamos a cobrar y si lo haremos 100% seguro).

Principio de uniformidad

Todas las cuentas deben seguir los mismos criterios a lo largo de los diferentes ejercicios. No solo por coherencia, también por ley. Si se cambia un criterio en concreto de un ejercicio al otro, debe hacerse constar en la memoria.

Analiza los ingresos y los gastos por separado y no como un todo.

Si tienes diferentes líneas de negocio, mercados o tipos de clientes… analiza los ingresos y los gastos separando cada una de ellas. Así podrás ver el margen de beneficio de cada uno de ellos.

¡Elabora tu propia cuenta de resultados!

Aquí tienes una plantilla en excel de cuenta de pérdidas y ganancias, pero lo ideal es que la modifiques y la adaptes a las características únicas de tu empresa.

¿En qué debes fijarte al analizar la cuenta de pérdidas y ganancias?

Estudiando la cuenta de resultados de cualquier empresa se puede analizar si los costes de proveedores o de estructura son los mejores que se pueden negociar, o hay posibilidad de obtener ahorros por algún lado (que nunca viene mal).

Además, los inversores la estudiarán al detalle antes de dar el paso de invertir en tu empresa, ya que es una de las mejores pruebas de la rentabilidad de la misma.

Para sacarle el máximo partido a la información que te ofrece la cuenta de pérdidas y ganancias debes tener varias cosas en cuenta: 

No analizar únicamente la cuenta de resultados

En negocios con temporalidad no puedes quedarte solo con la foto de un momento concreto, debes tener la visión completa (más a largo plazo), para poder interpretar bien los números.

No quedarte tan solo con el resultado obtenido 

Puede que el beneficio final no sea el que imaginabas cuando comenzaste a idear tu startup. Pero esto no significa que la empresa funcione mal.

Debes fijarte también en el por qué ganas o pierdes dinero.

Hay que fijarse en la caja

Puede que te sobren las ventas, pero si no tienes caja para afrontar el día a día la empresa no sobrevivirá. 

Además, precisamente porque la cuenta de resultados es la foto de un momento puntual, deberás tener siempre en cuenta lo que tardas en cobrar y lo que tardas en pagar. Para no llevarte una imagen irreal de lo que estás viendo.

¿Quieres ver si te salen las cuentas?

Ya tienes todos los trucos para crear tu propia cuenta de resultados, pero por si no te manejas bien con el Excel, te dejamos una plantilla en excel de cuenta de pérdidas y ganancias para que puedas adaptarla a tu gusto.

En la misma encontrarás dos pestañas, una con la cuenta de resultados anual, y otra desglosada por meses. Como ya sabes, lo ideal es que adaptes la plantilla para que sea un reflejo de tu empresa.

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