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Diario de una Event Planner: los eventos durante y tras el COVID-19

Si te dedicas a la organización de eventos tendrás el mismo sentimiento que yo… ¡Nuestro sector se ha ido al garete en tan sólo unos días! La situación es horrible y sí, quiero llorar. No te asustes, este post no es para deprimirte, pero es mi diario como event planner, así que permíteme por fa que patalee al menos un poco para eliminar mi frustración de las últimas semanas.

| 6 min. |

¿Cómo afecta el COVID-19 al mundo de los eventos?

El COVID-19 ha paralizado el planeta y todos los negocios están sufriendo las consecuencias, pero puede que el mundo de los eventos, los congresos, las ferias, el turismo y todos los sectores relacionados sea uno de los que más tarde en recuperarse porque nuestra actividad se basa en la experiencia de verse y conectar y para eso, aún tenemos que esperar.

La crisis sanitaria del Coronavirus ha provocado la anulación y, en el mejor de los casos, el aplazamiento de todos los eventos planeados para estas fechas y los de los próximos meses.

No sabes lo que tienes hasta que lo pierdes.

Y es que creo que hasta este momento no nos habíamos dado cuenta de la envergadura del mundo de los eventos y su importancia en nuestra economía: deportes, espectáculos, conciertos, festivales, congresos, ferias, eventos corporativos, bodas, bautizos, comuniones, cumpleaños…

El COVID-19 ha trastocado todos nuestros planes y todos nos estamos viendo afectados por una vida sin eventos.

Todo comenzó en febrero con la anulación del Mobile World Congress, congreso con mayor número de presentaciones de avances en comunicaciones inalámbricas y móviles con más de 100.000 asistentes de todo el mundo cada año.

En ese momento muchos pensaban que la cancelación de este evento era una medida exagerada, pero no sabíamos que supondría el inicio de una crisis.

Seguidamente empezaron a cancelarse o aplazarse otros eventos como el Tomorrowland WinterCoachella, la Feria Internacional del Turismo de Berlín, el Salón del Automóvil de Ginebra, el carnaval de Venecia, la gira de Madonna, la NBA, el Indian Wells, el Festival de Málaga, las Fallas, la Magdalena, las Hogueras de San Juan, el Primavera Sound, el Viña Rock, el SanSan Festival, todos los eventos corporativos, las bodas y cumpleaños de mis amigos, la Formula 1, la UEFA, la Champions League, los juegos olímpicosWimbledon y un largo etcétera.

Todo cancelado o aplazado.

No sabemos cuándo, pero este confinamiento pasará y todos podremos volver a salir, los bares y tiendas abrirán, las fábricas se pondrán de nuevo en marcha… ¿y qué pasará con los eventos?

Pues tardaremos un poco más en recuperarnos, tendremos que tener la certeza de que no habrá ningún riesgo antes de planificar cualquier reunión de más de X personas porque hay mucho en juego, la salud de las personas que es lo más importante, pero también la imagen y reputación de nuestras compañías.

¿Quién será el primero en atreverse a lanzar una invitación? Será algo para valientes.

Y hasta aquí mi pataleta. Ahora, ¡a buscar soluciones!

¿Qué opciones tengo?

Vale, no se puede celebrar ninguno de los eventos que teníamos planificados, ¿y ahora qué hacemos?

A continuación, te planteo 3 opciones y una serie de consejos para que escojas la que escojas, ésta sea la decisión acertada:

¿No puedes celebrar tu próximo evento por causa del #COVID-19? Aquí tienes estos consejos que te ayudarán a tomar la decisión más acertada Clic para tuitear

1. Cancelamos

Una de las opciones por las que están optando los grandes eventos como son las ferias o congresos es cancelar, y lo hacen por varios motivos:

  • Porque es difícil la reorganización de un evento de tal envergadura
  • Porque es prácticamente imposible encontrar fechas disponibles en los grandes espacios
  • Y, sobre todo, por el miedo a que los invitados no quieran asistir a eventos masivos y las pérdidas por la baja afluencia sean mayores que la propia cancelación del evento.

Si eliges esta opción:

  • Informa a todas las partes implicadas en el evento: ponentes, lugar de celebración, proveedores y, por supuesto, tus asistentes. Te recomiendo hacer una comunicación oficial en tu web, redes sociales y a través de mail a los invitados incluyendo información de contacto para que puedan hablar contigo si tienen alguna duda. Si el acceso al evento era vía compra de entradas, detalla también tu política de reembolsos para asegurar la mejor experiencia para tus asistentes.
  • Bloquea las inscripciones de manera que no se pueda apuntar nadie más.
  • Arriba ese ánimo y ¡vamos a por el siguiente!

2. Aplazamos

¿Para cuándo? No me lo digas. Para Octubre o Noviembre. Vamos a tener un fin de año ¡bien pero bien completito!

¡Ups! Se me ha escapado otra pataleta. Lo siento, ya paro, lo prometo.

Si ya tenías parte del evento organizado y puedes aprovechar el trabajo realizado en una nueva fecha, el aplazamiento es una buena opción. Clic para tuitear

Márcate una fecha más a medio plazo que a corto plazo. No sabemos cuándo podrán celebrarse eventos.

Si es un evento dirigido a un gran aforo, mejor a largo plazo. Todo cambia muy rápido y tendremos que ver cómo evoluciona la cosa y cuál va a ser la normativa con respecto a las reuniones de personas después del confinamiento.

Así que, si decides aplazarlo, asegúrate de que no te suponga ningún tipo de coste, ahora mismo no tienes la garantía de que se podrá celebrar. Por lo tanto, te aconsejo también no hacer pública todavía la fecha que tengas pensada hasta que las cosas no estén más claras.

Si ya habías lanzado la comunicación del evento, al igual que en la cancelación, informa a todas las partes implicadas de tu decisión por vías oficiales.

Si no lo has comunicado todavía, te recomiendo esperar un poco para enviar la invitación y hacer público el evento. Ahora no es el momento, puede parecer poco responsable.

Una vez sepas a partir de cuándo se podrán hacer reuniones de personas, fija la fecha contando, por supuesto, con un tiempo previo para la convocatoria y entonces, comunícalo.

3. Nos reinventamos y probamos cosas nuevas

Si algo nos caracteriza a los organizadores de eventos es nuestra capacidad de reacción para adaptarnos a cualquier situación y afrontar la incertidumbre y la adrenalina del directo con pasión, creatividad e innovación.

Todos los event planners estamos estrujando nuestros sesos para conseguir dar carpetazo a este virus y que no tire nuestro trabajo ni los euros invertidos por la borda.

¿Qué es lo que se está haciendo en el sector? Apostar por el formato virtual.

Nadie duda que la experiencia física es la mejor vía para conectar, pero si el contenido del evento te lo permite, hacerlo en formato online puede ser una buena alternativa al encuentro face to face que tanto echamos de menos y una buena manera de cuidar a tus asistentes y hacerles sentir que sigues ahí a pesar de las circunstancias.

La imaginación no tiene límites y nosotros tampoco.

Si optas por esta opción recuerda:

  • Utilizar herramientas que sean fáciles de usar por tus “asistentes” virtuales, pero que sean siempre herramientas profesionales. La imagen de tu negocio está en juego.
  • Hacer una formación o ensayo previo con los ponentes para probar la herramienta, el audio, etc. Recomiéndales transmitir mensajes cortos y directos en formato píldoras de información. Es conveniente también que apoyen su charla con algún vídeo o presentación que dinamice el momento, una persona hablando quieta tras una pantalla puede resultar aburrida y si se mueve mucho puede que no se le vea o no se le oiga bien.
  • Hacer tu evento participativo y permitir que los “asistentes” intervengan realizando preguntas, encuestas, televoto, etc.
  • Registrar a los participantes para poder medir resultados y obtener feedback.

¿Qué están haciendo los demás?

Aquí tienes algunos ejemplos de eventos virtuales que han surgido estos días y que pueden inspirarte:

3.1. Conciertos en streaming

Han sido muchos los artistas que están haciendo conciertos desde sus casas. Por ejemplo, Coldplay dentro de la iniciativa de la Organización Mundial de la Salud (OMS) llamada #TogetherAtHome (juntos en casa).

3.2. Festivales

#LaLigaSantanderFest: concierto solidario virtual organizado por LaLiga y Universal Musical con el objetivo de recaudar fondos donados a la Fundación Banco Santander para la adquisición de equipamiento y material sanitario para combatir el COVID-19. Contó con artistas nacionales e internacionales como Aitana, Alejandro Sanz o David Bisbal, Sebastián Yatra o Antonio Orozco y futbolistas de todos los clubs de primera división y recaudó 1.003.532€.

Sólo en casa festival: proyecto de la agencia BamBam que ofrece contenido en directo a diario para estar entretenidos en casa y que está haciendo que su cuenta de Instagram se llene de seguidores: talleres de cocina, conciertos en directo, sesiones de belleza, clases para hacer ejercicio, etc.

3.3. Espectáculos

Muchos son los que están ofreciendo su espectáculo en directo y de manera gratuita en redes sociales. Por ejemplo, el Circo del Sol.

3.4. Eventos formativos

Dedicar estos días a formarte es una gran manera de aprovechar el tiempo en casa. Por ejemplo, Lanzadera ofrece este evento virtual, “Mantén el Rumbo: Gestión en tiempos del COVID”, con ponentes top, para ayudar a emprendedores e inversores en estos momentos; o las formaciones online en abierto que EDEM ha planificado para dar formación adicional a sus alumnos.

3.5. Otros

Otro ejemplo de reinvención y adaptación al cambio digno de mencionar en este post, es también el de los lugares de celebración de eventos (hoteles, pabellones de ferias, palacios de congresos o centros culturales) que han puesto a disposición de la sanidad su espacio para transformarse en hospitales y ayudar a paliar esta crisis. Por ejemplo, Ifema, el Palacio de Hielo o el grupo Ilunión en Madrid y en el caso de Valencia, los hoteles SH Valencia Palace y AC Hotels.

Y también esos eventos más “caseros” cuyo formato hemos reformulado y que nos animan los días en lo que es ya la nueva era de los balcones: aperitivos virtuales con nuestros amigos y familiares o celebraciones de cumpleaños con los vecinos.

¿Cómo serán los eventos tras el COVID-19? ¿Supondrá esto la transformación digital del sector?

La comunicación en vivo es irremplazable y más en un país latino como el nuestro en el que nos encanta salir y los “saraos. No obstante, sí que puede suponer un cambio y que a partir de ahora lo offline y lo online sean el complemento perfecto para hacer un evento lo más abierto y global posible.

Los eventos tal cual los teníamos concebidos no van a desaparecer, simplemente tardarán en volver… ¿Cuánto? no lo sabemos, pero ya sabemos que lo bueno siempre se hace esperar.

Somos un sector de alto impacto en la economía (aunque a los jefes a veces se les olvide y nos vean solo como “gasto”) así que aprovechemos este tiempo para pensar, ¿tienes tiempo alguna vez de pensar? Pues ha llegado el momento, ya no tienes excusas, reflexiona e idea eventos memorables que la gente diga “no me lo puedo perder”.

Esto es solo un paréntesis, volveremos más fuertes (si cabe). Y recuerda que… ¡el mundo real siempre es mejor!

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