Investors’ Day: Ejemplo de cómo organizar un evento

¿Alguno de vosotros ha organizado una fiesta de cumpleaños sorpresa? Porque entonces entenderéis de lo que os voy a hablar en este post…

En Lanzadera organizamos a menudo eventos en nuestras instalaciones. En este artículo vamos a repasar el Investors Day, uno de nuestros eventos principales, como ejemplo de cómo organizar un evento.

Empezamos por los pasos que considero imprescindibles.

Ejemplo de cómo organizar un evento

1. Objetivo del ‘sarao’

Lo primero que hay que hacer cuando nos planteamos organizar un evento es preguntarnos el objetivo principal del evento.

En nuestro ejemplo del cumpleaños… ¿qué pretendemos? Darle un sorpresón al cumpleañero, y que a la vez los invitados disfruten de la fiesta. ¿No?

En un evento como en nuestro Investors’ Day (o como lo llamamos internamente, IDay), queremos que los emprendedores puedan lucirse al máximo explicando sus proyectos a los potenciales inversores que los van a escuchar.

Y de paso que la jornada sea lo más amena posible, que todo el mundo esté cómodo, y que el networking que se genere aporte valor a unos y otros.

2. Decidir el tipo de evento

El segundo punto a tener en cuenta, relacionado con el anterior, es qué tipo de evento queremos.
¿Una fiesta temática, un plan tranquilo entre amigos,…?
En el caso de eventos de trabajo, podemos escoger entre un evento tipo coloquio, elegir que prime más el networking, seleccionar un formato de exposición o feria, irnos a un market más informal, pensar en una jornada formal tipo congreso, realizar una presentación a medios de comunicación… o realizar un mix que reúna varios tipos a la vez.

En el caso del Investors’ Day, optamos por tener un poco de todo:

1. Los emprendedores realizan sus presentaciones (lo que en el ecosistema llamamos pitch) en formato ponencia.
2. A la vez fomentamos los espacios de networking, mediante una cena previa entre inversores, así como espacios de coffee y comida el día del evento, a los que se unen los emprendedores.
3. Además, damos visibilidad a emprendedores que aún no están listos para la inversión, pero que tienen ganas de mostrar sus proyectos a través de un showroom, y, como tenemos un gran número de emprendedores que trabajan en el sector de la alimentación, son ellos los encargados de que los invitados puedan degustar todas las opciones que ofrecen.
4. Tampoco nos olvidamos de los medios de comunicación, que tienen un espacio de networking con emprendedores e inversores al inicio de la jornada, para poder conocerles mejor y preguntarles lo que consideren, y participan en el inicio del evento para poder tomar imágenes del mismo.

3. Cómo organizar el evento

Una vez tenemos claro el “por qué” y el “qué”, vamos al “cómo”.  Para ello no hay ningún misterio: planificar.

Igual que sabes con antelación la fecha en la que vas a celebrar el cumpleaños y tienes que organizarte para montar ese grupo de WhatsApp secreto, pensar en que no se te escape ningún invitado especial, reservar el lugar de celebración, pedir la tarta…  Cuando organizas un “buen sarao” debes tener en cuenta muchísimas cosas.

Mi consejo es que prepares una lista con los “To do”, fechas cuando deben estar ejecutados y, sobre todo, quién debe hacer esas tareas. Hay que tener muy claro que en un evento… ¡uno no puede con todo! Así que hay que saber delegar y, cuanto antes tenga claro su rol cada miembro del equipo que participará en el evento, mejor.

Puede parecer exagerado (os prometo que a mí me lo pareció la primera vez que lo organicé), pero en mi reparto de tareas con el equipo aparecen hasta responsables de abrir y cerrar las puertas del auditorio cuando va a comenzar cada turno de ponencias, responsables de reponer aguas, o incluso quién debe acercar el micro de reserva en caso de que el que esté utilizando el ponente no funcione.

Todo el trabajo que realices antes del día del evento es trabajo que te “ahorrarás” ese día, en imprevistos (y en disgustos).

Pero también es verdad que no puedes prever todas las situaciones que pueden ocurrir, y aquí tu capacidad de improvisación (a la vez que pones buena cara y parece que ahí no pase nada) es crucial. Aun así, lo dicho, la preparación es clave para el éxito del evento.

En este plan de tareas, además de tener en cuenta qué debemos hacer en cada momento, trabajaremos también el presupuesto estimado del evento.

Si tienes la suerte de que tu evento se repite de forma más o menos periódica, el trabajo de planificación que hagas la primera vez te ayudará también en las siguientes ediciones.

4. Y muy importante… ¿Quién participa en el evento?

¿Tu fiesta es con adultos o también van niños? ¿Tienes uno o varios protagonistas, quiénes son? ¿Cuentas con proveedores como un catering, amigos que te van a ayudar en el montaje…?

En el Investors’ Day, el ejemplo que estamos usando sobre cómo organizar un evento tenemos 5 grupos de participantes, y no debemos olvidar a ninguno para que todo salga fetén.

4.1 Nuestros protagonistas: los emprendedores

Son los que se juegan el futuro de la empresa en eventos de este tipo (os recuerdo que están presentando su empresa a inversores porque necesitan su dinero para hacerla crecer). Así que imaginaros cómo van los nervios ese día…

Por nuestra parte nos encargamos de hacer que las cosas sean fáciles para ellos (mantenemos diversas reuniones para que tengan cada parte del evento clara, practicamos en diversos ensayos en el escenario, revisamos su documentación y presentaciones, resolvemos todo tipo de dudas y, además, ese día tienen personas encargadas al 100% de su bienestar).

Además queremos que tengan la máxima visibilidad ese día, por lo que organizamos una sesión con medios de comunicación, cubrimos el evento en redes sociales y publicamos una nota de prensa cuando finaliza todo.

4.2 Los invitados: los inversores

Se trata de que los inversores se enamoren de los proyectos que presentan los emprendedores, así que nosotros nos encargamos de “poner las velas y la música ambiental”, para que la experiencia final sea más agradable y tengan un buen recuerdo. ¿En qué se traduce esto?

1. Adaptamos el mensaje a los inversores (no es lo mismo que un emprendedor haga un pitch comercial para vender a su cliente, que un pitch a inversores, estos últimos quieren conocer el modelo de negocio, sus métricas, conocer al equipo que lleva la empresa, entender cómo van a emplear el dinero que están solicitando…)-
2. Procuramos que tengan todos los detalles sobre el evento antes del mismo (esto ya os sonará de los emprendedores). Pero además necesitan conocer horario concreto, ubicaciones, información sobre los emprendedores…). Les enviamos un “save the date” con mucha antelación para que se lo agenden y luego les vamos ofreciendo píldoras de información conforme se acerca el mismo.
3. Y, como comentábamos, se trata de que recuerden el evento como una buena experiencia. Esto puede incluir desde espacios de networking privado para ellos (nuestra cena el día previo); a comenzar en un horario cómodo para los que se tienen que trasladar desde lejos (en general a nadie le suele gustar madrugar en exceso); y cumplir los tiempos a rajatabla (porque tampoco nos gusta que nos hagan esperar). Intentamos también crear pequeñas experiencias diferentes que puedan recordar, como ofrecer en el catering productos de los emprendedores, o que puedan conocer más de cerca los proyectos en un showroom.

A nivel logístico, además, hay que tener en cuenta toda la normativa LOPD, manejamos un listado de invitados que consienten aparecer en las fotos y publicaciones en redes sociales que realizamos ese día, nos aseguramos de que puedan invitar a otros compañeros, de que su acreditación esté lista el día del evento…

4.3 Un tipo de invitados diferente: la prensa

Como sabemos que siempre van con el tiempo justo, lo que organizamos para ellos sucede en un periodo de tiempo corto. Antes de que comience todo tienen reuniones privadas con los protagonistas (emprendedores y jurado inversor), así como la posibilidad de tomar imágenes del evento en su comienzo, para que puedan continuar con su día a día cuanto antes.

Además, disponen de la información con tiempo para poder trabajarla y al final de la jornada les enviamos la nota de prensa con las cifras actualizadas y los ganadores de los premios.

Son ellos los que van a contar a todo el mundo en qué consiste nuestro evento ¿vosotros no los trataríais fenomenal?

4.4 Los responsables de que todo salga como se espera: el equipo

Como comentaba antes, en un evento de gran magnitud uno no puede hacerlo todo. Así que hay que saber delegar ciertas tareas y coordinar.

Es cierto que existen empresas de gestión de eventos que lo hacen fenomenal (colaboramos con ellas en diversos eventos que organizamos con otros agentes del ecosistema), pero en nuestro caso es el equipo el que desarrolla todas las tareas.

Aquí de nuevo cobra mucha importancia la información, cuanto más clara, mejor. Nosotros elaboramos una “misión” con tareas para cada miembro del equipo en esa planificación que os contaba. La misma se traslada con tiempo suficiente para que todo el mundo pueda prepararse y resolver dudas, y también mantenemos una reunión para coordinarnos y ultimar detalles.

Hay que tener en cuenta de nuevo la capacidad de improvisación, porque si sucede algo y un miembro del equipo no está cubriendo “su puesto”, otro debe ponerse en su lugar y asumir su rol sin perjudicar el funcionamiento conjunto del evento.

4.5 Aquellos sin los que no sería posible el evento: los proveedores

Podríamos hablar de ellos como una extensión del equipo, porque al fin y al cabo hay que coordinar todo con ellos y cada uno tiene una tarea. De nuevo reincidimos en la importancia de la información, pero añadimos que hay que conocer bien sus procesos, plazos y otras necesidades que puedan tener.

Intentamos ser lo más previsibles posible, organizamos reuniones para perfilar todo y además, realizamos pruebas (no sólo técnicas, sino también, por ejemplo, del menú que se servirá).

5. Los detalles del evento

En este punto parece que ya está todo controlado ¿verdad? A nosotros nos gusta añadir un punto más: los detalles del evento.

Porque si organizas tu fiesta como una comida con amigos en casa de alguien está bien, ¿verdad?, y si le añades que sea sorpresa para el cumpleañero, mejor, ¿no?, ¿y si además puede actuar un grupo de música?, genial, ¿y si decoras el ambiente con globos y fotos de los asistentes?, la cosa va mejorando… ¿Verdad?

Los detalles pueden transformar algo bueno en algo irrepetible. En nuestro caso, como pasa con cualquier startup, comenzamos con un MVP, y vamos mejorando año tras año la experiencia de todos los participantes.

¿Y qué tipo de detalles cuidamos?

Esto dependerá mucho del evento a celebrar. El el ejemplo de cómo organizar un evento que estamos viendo, nosotros tenemos en cuenta desde la decoración, la documentación que entregamos a los invitados, o cómo amenizar el evento en los momentos más distendidos, con música en la cena o el showroom donde el networking surge de forma más fácil; hasta dar más visibilidad a los emprendedores con su participación en el catering o en el evento de diversas formas, como apoyándonos en la decoración del evento (o del equipo mismo).

6. Y lo último (pero no menos importante)

Ahora sí que lo tenemos todo atado. ¿No creéis? Pues no… Queda un pequeño detalle. Pero eso sí, cuando acabe el evento.

Muy sencillo. Dar las gracias y pedir feedback para mejorar.

A los ponentes, los emprendedores, por haber trabajado duro y hacer que el evento luzca más por conseguir lucirse ellos mismos como protagonistas. En nuestro IDay como os adelantaba organizamos dos pequeños premios que se conocen al final, para animarlos y agradecer de un modo simbólico todo su esfuerzo. No falta nunca la reunión posterior al evento, para poder hablar con todos los nervios ya pasados, que nos cuenten cómo se han sentido y que nos den ideas para poder mejorar en siguientes ediciones.

A los invitados, por hacernos un hueco en sus agendas y acompañarnos durante el evento. Deseando que nos puedan acompañar en la siguiente edición.

Al equipo y proveedores, por su implicación y colaboración.

Lo tenemos todo organizado, ¿verdad? Así que cuando llegue el día del evento…

Sólo deberás comprobar que todo lo planeado funciona.  

Gracias por compartir este tiempo de lectura conmigo. Espero que te haya servido este ejemplo de cómo organizar un evento. Si tienes feedback, me encantará leerlo. 😉

Y ya sabes, si quieres aprender cómo organizar un evento o cómo prepararte para asistir a un evento, salir en prensa, acudir a una feria, etc., Lanzadera es tu lugar.

Además de mentoring, instalaciones y financiación, nuestros emprendedores reciben formación especializadas en cada área.